Videokokous - iik

Muistatteko vielä Islannin tuhkapilven, joka sotki puolen maailman lentoliikenteen  ? Sen pysyvin jälki ainakin minun työalämässäni on videokokousten huima yleistyminen. Vähän jokaisen työnantaja on laskeskellut, että mitäs säästyisi, jos käskettäisiin projekteja suosimaan etäkokouksia. Fiksummat on myös investoineet tiloihin, ohjelmistoihin ja laitteisiin. Ja jotkut ovat tarjonneet jopa koulutusta.

Varsinaisista videokokous-ohjelmistoista käytän Ciscon järjestelmää, johon voi liittyä myös puhelimella ja kevytohjelmistolla jonka voi ladata aika monenlaiselle tabletille ja läppärialustalle.
Useimmat kansainväliset kollegat ovat saaneet jonkun version käyttöönsä. Kahden vuoden kokemuksen pohjalta syntyi tällainen muistilista

• Harjoittele ensikertalaisten kanssa etukäteen
• Yli 3 osallistujan kokouksissa jaa jonkun muun kuin puheenjohtajan numero ja sähköpostiosoite hätätiloja varten
• Jos aiot näyttää jotain tietokoeen ruudulta, lähetä materiaali etukäteen, nin toiset voivat katsoa sitä paikallisesti. Laita siihen selviä sivunnumeroita ja numeroi otsikot.
• Laita huoneeseen riittävät valot mutta niin ettei valonlähde näy kuvassa, ei edes heijastusten kautta. Tumman kuvan välittäminen syö eniten tiedoliikennekaistaa, liike nykii ja äänikin voi pätkiä.
• Zoomaa puolilähikuvaan, se on luontevimman näköinen kun on monia kuvia ruudulla
• Älä pukeudu kapearaitaisiin vaatteisiin, ne särisevät ruudulla. Yksivärinen kirkas sävy on hyvä, itse sitaisen ainakin värillisen huivin kaulaan niin ruudulla näkyvistä passikuvista on helpompi muistaa kuka on kuka.

Jos kamera on päällä tyhjässä kokoushuoneessa, mieti mihin sen suuntaat.

Videokokousten lisäksi ja ohella meillä käytetään paljon etäkokouksia kuten webexiä. Siirryin webeksiin kahden onnettoman konferenssipuhelun jälkeen, ja muistan aina olla kiitollinen siitä, että

• näen kuka puhuu
• näen kuka haluaa puheenvuoron
• voidaan jakaa työpöytä  ja katsoa saman dokumentin samaa sivua
• tekstichatillä voi kuiskailla kahdenkeskisiä viestejä

Webex-kokoustenkin vetämisessä on omia jippojaan

• Pitkän kokouksen sijasta kannattaa  usein tehdä kaksi 45 minuutin sessiota ja kunnon tauko väliin, ja suunnitella agenda hyödyntämään tätä.
• Mykistä mikrofoni aina kun voit
• Torju häiriöitä, sammuta kännykkä, lappu oveen... ja tietokoneelta pois sähköpostin popup-ilmoitukset
• Kun tarvitaan päätöksiä, tee puheenjohtajan esitys ja pyydä eri mieltä olevia pyytämään puheenvuoroa 10 sekunnin aikana (sen sijaan että kysyisit: sopiiko kaikille)
• On usein tehokasta yhdistää sähköposti ja webex: lähettäkää ehdotuksia niin keskustellaan sitten niistä
• Mitä isompi ja kokemattomampi ryhmä, sen tärkeämpää on, että kokouksessa on moderaattori, joka keskittyy tekniseen tukeen
• Webexissäkin voi käyttää kameraa ja pientä videokuvaa, harva käyttää. Olen kuitenkin usein näyttänyt jossain vaiheessa  kaikille valokuvakoosteen osallistujista. Se vaikuttaa tunnelmaan, samoin kuin hymy- ja aplodinappien käyttö tutussa porukassa.
• Kuvan ja äänen synkroni ei mene aina ihan sataprosenttisesti;  siksi on osoittelemisen sijasta usein parempi sanoa että "kuvan yläreunassa, oikeanpuoleisessa palstassa". 
• Kun jouduin vetämään yhden webexin tosi käheänä, tein ruudulleni valmiiksi kuvatiedoston jossa oli vesilasi ja teksti "hetki, mua yskittää", jonka saatoin avata työpöydälle.

Etäkokouksissa on melkein aina ongelmia,  jos niihin meinaa tuskastua, pitää muistella mitä vaiheita olisikaan siinä, jos me kaikki yrittäisimme matkustaa samaan kokoushuoneeseen tunniksi.

Itkupotkuraivarien paluu

Kirjoitin aiemmin tunteenpurkauksista  kokouksissa ja siitä miten yritän puheenjohtajana torjua niitä ennakolta. Olen harjoittanut tuota taisteluntorjuntaa kaksi vuotta, ja jokaisen kokouksen agenda on saatu läpi annetussa aikataulussa.

Organisaation käsittelemä asia on monille edelleen ilmeisen läheinen ja tärkeä, eikä niiltä tunteiden ilmauksilta vältytä. Kun äänenvoimakkuus alkaa nousta, juon vähän vettä. Samalla katson sitä, joka huutaa, ja mietin: oletko nyt kolme- vai kolmetoistavuotias ?

Kun kolmevuotias makaa kaupan lattialla tai takoo seinää nyrkeillään,  enmenesänkyyn, enmenesänkyyn, järkipuhetta on turha yrittää. Usein voi harhauttaa, "luetaanko tänään heinähattua vai tatupatua". Tai sitten sen voi vain ignoroida, puuhastella vähän aikaa omiaan ja siirtyä muihin asioihin. Niiskutuksen vaimennuttua asiaan voi palata, mieluummin vasta seuraavan tauon jälkeen, kuin ohimennen.

Kun kolmetoistavuotias saarnaa kädet puuskassa miten olette kaikki väärässä ja liha on murhaa ja ammattikoulu vale, on vain yksi mitä hän pelkää: julkinen nolaus, ja vain yksi mihin hän tarttuu: vastuun jakaminen. Ja taas se avainlause on "Onpa hyvä että sinä otit tämän asian esille".  Valmistapa ensi kerraksi taustapaperi, jossa on tarvittavat numerot. Teillä on tästä varmaan kokemusta, eikös viime vuonna... Herkkä siirto, jota olen nyt käyttänyt kerran, oli laittaa toinen ihminen esittelemään oma arvionsa teinin tunteellisesta taustadokumentista.

Kohta on syksy - ja kiire...

Elokuun viimeistä  päivää viedään, pilkahtipa aurinkokin muutamaan otteeseen muistuttamassa, että ei sitä kauaa enää ihastella kesäistä määrää.

Syksyn alkamisen huomaa melkeinpä paremmin kun katsoo työkalenteria ja sen täyttymistä kokouksilla ja tapaamisilla, matkoilla ja messuilla. Jos elokuussa oli jostakin syystä useampi päivä peräkkäin ilman yhtään kokousta, nyt niitä päiviä saa etsimällä etsiä ja kalenterissa varjella.

Itse olen vasta neljänkympin rajapyykkiä lähestyvä, nykyisin asiantuntijahommissa puurtava ja oma vaikutelma on, että viime vuosina kaikenlaisten kokousten määrä on vain kasvanut. Asioistako ei enää voida päättää ilman, että on istuttu alas ja pohdittu asiaa vähintään kerran?

Onkohan esimerkiksi valtionhallinnon puolella suuntaus tämä, kun ihmisiä on vähennetty satoja tuhansia verrattuna 10-15 takaiseen virkamiesvahvuuteen ja nyt ei löydy uskallusta tehdä päätöksiä? Vai onko tilanne päinvastainen, virkamiesten vastuu kasvanut kun henkilöstöä on vähennetty ja kuitenkin samat tai lisääntyneet tehtävät tulee ehtiä tehdä?

Jos kaiken työajan viettää kokouksissa ja niistä viemisinä tulee lisää tehtäviä, milloin kaikki nämä työt ehtii tehdä? Iltaisin? Viikonloppuisin?

Kuka tuon voisi korjata? Jokainen, joka kutsuu kokouksia koolle! Haastamme tässä koollekutsujat syksyn ryhtikampajnaan:

1) Joka ainoalle kokoukselle agenda ja lista päätettävistä asioista. Jos tarkoitus ei olekaan päättää mitään vaan tutustua toisiinsa uuden hankeen alkaessa tai vaihtaa kuulumisia kesän jälkeen, sanotaan se ääneen ja etukäteen, jotta ihmiset voivat priorisoida menojaan.

2) Samalla kun teet osallistujalistaa, mieti mitä haluat heiltä - Matti markkinoinnista, Anna asiakaspalveluista, Kalle kuljetuksista... Riittäisikö, että jollekin heistä soitettaisiin ennen tai jälkeen tai jopa kokouksen aikana ja kysyttäisiin se yksi asia (onko autoja vapaana tiistaina?)

3) niiltä jotka kutsutaan varmuuden vuoksi, voi kysyä: haluatko paikalle ja osallistua keskusteluun vai riittääkö, että on jakelulistalla ja saa asialistan ja pöytäkirjat ja voi osallistua niin halutessaan.

Tämä kaikki teettää töitä koollekutsujalle (ja se on hänelle ihan oikein!). Ehkä siitä seuraa jopa se, että ehdimme järjestää vähemmän kokouksia tai kutsumme niihin vähemmän ihmisiä! Ja näin kaikki saavatkin enemmän aikaa valmistella omat kokouksensa huolellisemmin. 

 

Esimerkki elokuun kevyestä viikosta... tahti vain kiihtyy kun syyskuu alkaa.