Kun yksi ei saa osuuttaan tehtyä

Pääsin seuraamaan hienoa johtamistyöskentelyä.

Tavallinen tilanne nykypäivän tutkimusorganisaatiossa: tehdään hakemusta kiireellä. Nopea alkukokous, esitellään luonnostellut tavoitteet ja työpaketit, jaetaan kuka kirjoittaa mitä. Ensin impacts, niiden pohjalta objectives, siitä concepts, ... Nopea kaavio mitä työpaketteja tarvitaan, jokaiselle kirjoittaja. Ja sitten hajaannutaan kirjoittamaan.

Viikon kuluttua kootaan kaikki tekstit yhteen dokumenttiin. Nyt käy ilmi että yksi tiimin jäsen on saanut puristettua vain pari kolme riviä jokaisen osalleen tulleen otsikon alle.

Ja sitten tulee  se hieno osa.

Projektipäällikkö avaa kokouksen kertomalla että ensimmäisessä luonnoksessa on nyt jotain jokaisen otsikon alla, ja että tänään tarkastellaan osien rajoja, puuttuvia asioita ja päällekkäisyyksiä, ja sitten nimetään seuraavan vaiheen kirjoittajat.

Ja rauhallisesti käydään hakemuksen osat läpi, mihin tätä kannattaisi verrata, kenen kannattaisia lukea ja kommentoida tuota, miten saisimme tietää mitä evaluoijat odottavat. Voitaisiinko tästä tehdä kaavio tai taulukko, voisiko tätä osaa selventää havainnekuvalla. Se joka on ollut kirjoituskrampissa saa varmasti ihan yhtä paljon tehtäviä kuin muutkin,

Jos sademetsässä kaatuu puu, mutta kasvit täyttävät sen jättämän aukon yhdessä yössä. Jos työelämä on viidakkoa, niin monimuotoisuus on sen elämänehto. Kaikki eivät ole samalla tavalla hyviä, mutta kaiklle löytyy kuitenkin rooli.

Pää pinnalla tehtävätulvassa

"Etkö sinä ikinä huku töihin" ihmetteli nuorempi kollega viikkoa ennen rahoitushakemusten ja loppuraporttien suosittua määräpäivää, ja sai minut muistelemaan, miten tämän oikein teenkään. Olen rakentanut joukon iskulauseita, joita hoen itselleni ja muille

• Voit tehdä 60 tunnin viikkoja, mutta et jatkuvasti 60-vuotiaaksi asti. Joskus pitää alkaa rajoittaa, miksi et tekisi sitä nyt kun olet vielä terve ?
• Suomessa on työaikalaki. Oman terveyden vaarantaminen on kiellettyä. Autossa pitää käyttää turvavyötä, yli 40 tunnin viikkoja ei saa tehdä jatkuvasti.
• Jos työhön menee enemmän aikaa kuin suunniteltiin, koska teit jonkun virheen tai jotain hajosi, se ei ole pelkästään sinun vikasi, eikä sinun tarvitse sitä hyvittää epäinhimillisillä suorituksilla. Jos et ole vale-enkeli etkä muutenkaan valehdellut työhakemuksessa, työnantajasi tiesi palkkaavansa ihmisen eikä konetta tai enkeliä.
• Sillä hetkellä kun lupaat joustaa, sovi palautusliike; varaa kalenteriin päivät jolloin pidät ylityötunnit vapaina. Jos jätät ne odottamaan "sitten kun hellittää", sitä hetkeä ei tule ikinä. 

Meillä ainakin sitä kiirettä luovat "vaakasuoraan lentävät nakit",  eli tehtävät ja avunpyynnöt, jotka tulevat organisaation muista osista, suunnitelmien ulkopuolelta ja  usein niin, ettei esimieheni niistä tiedä. Silloin kun niitä on liikaa, kerään ne listaksi ja valmistaudun puhumaan pomon kanssa.

• Luultavasti keskustelu käydään myönteisemmässä hengessä, kun aloitan sillä mitä haluaisin tehdä, enkä sillä, mitä en ehdi tehdä. "Tämä on uusi pyyntö ja tuntuu tärkeältä, mutta jos teen sen kunnolla, kaikkiin noihin muihin ei jää aikaa. "
• "Don't take no for an answer." Useinkaan ei riitä, että sovitaan, että en jotakin hommaa tee, pitää lisäksi sopia, kuka sen sitten tekee tai koska se tehdään, ja kuka kertoo tilaajalle muttuneista suunnitelmista.
• "Entä sinun oma jaksamisesi ?" On kilttejä esimiehiä jotka ottavat omalle vastuulleen liikaakin alaistensa kuormasta. Ja sitten ne menevät ja sairastuvat, ja kuka niiden sijaiseksi joutuukaan ?
• 
  

Itkupotkuraivarien paluu

Kirjoitin aiemmin tunteenpurkauksista  kokouksissa ja siitä miten yritän puheenjohtajana torjua niitä ennakolta. Olen harjoittanut tuota taisteluntorjuntaa kaksi vuotta, ja jokaisen kokouksen agenda on saatu läpi annetussa aikataulussa.

Organisaation käsittelemä asia on monille edelleen ilmeisen läheinen ja tärkeä, eikä niiltä tunteiden ilmauksilta vältytä. Kun äänenvoimakkuus alkaa nousta, juon vähän vettä. Samalla katson sitä, joka huutaa, ja mietin: oletko nyt kolme- vai kolmetoistavuotias ?

Kun kolmevuotias makaa kaupan lattialla tai takoo seinää nyrkeillään,  enmenesänkyyn, enmenesänkyyn, järkipuhetta on turha yrittää. Usein voi harhauttaa, "luetaanko tänään heinähattua vai tatupatua". Tai sitten sen voi vain ignoroida, puuhastella vähän aikaa omiaan ja siirtyä muihin asioihin. Niiskutuksen vaimennuttua asiaan voi palata, mieluummin vasta seuraavan tauon jälkeen, kuin ohimennen.

Kun kolmetoistavuotias saarnaa kädet puuskassa miten olette kaikki väärässä ja liha on murhaa ja ammattikoulu vale, on vain yksi mitä hän pelkää: julkinen nolaus, ja vain yksi mihin hän tarttuu: vastuun jakaminen. Ja taas se avainlause on "Onpa hyvä että sinä otit tämän asian esille".  Valmistapa ensi kerraksi taustapaperi, jossa on tarvittavat numerot. Teillä on tästä varmaan kokemusta, eikös viime vuonna... Herkkä siirto, jota olen nyt käyttänyt kerran, oli laittaa toinen ihminen esittelemään oma arvionsa teinin tunteellisesta taustadokumentista.

Itkupotkuraivareista rakentavaan kokoukseen

Mitä se tarkoittaa, että “asiat riitelevät, ihmiset eivät” ? Sitäkö, että kiivaimmat riidat käydään tunteiden pohjalta, ei asiasisällöstä ? Ja kun raavaat miehet ilmaisevat tunteitaan, savu nousee ja härkälaumat väistyvät vavisten.

Olen tarkkaillut lokkeja. Kauhea meteli lähtee vain muutamasta yksilöstä.

Osallistun kaksi kertaa vuodessa noin 40 hengen kokouksiin, nykysin niiden puheenjohtajana. Noissa on nähty sanoinkuvaamatonta purskahduksia, jankkaamisia ja tunteiden paloa. Ennen kuin otin ruorin, kävin hakemassa työterveyspsykologilta reseptin. Ja hey, se toimii.

1. Avaan jokaisen kokouksen sanomalla ääneen että minä olen PJ ja säännöt ovat nämä. Yksi sääntö on, että kun keskustelu alkaa venyä, se katkaistaan ja siirretään viimeisen päivän kohtaan AOB, “jotta kaikki agendan päätösasiat ehditään varmasti käsitellä”.
2. Silloin kun katkaisen keskustelun, velvoitan keskustelijat, nimeltä mainiten, tuomaan esityksen kohtaan AOB, tai tarvittaessa seuraavaan kokoukseen. Kirjautan pöytäkirjaan tästä riittävästi yksityiskohtia. 

Toinen resepti on niitä varten jotka tulevat kokoukseen henkilökohtaisen agendansa kanssa.

1. Kun mielensäpahoittaja pullauttaa valitusvirtensä, osoitan että olen kuullut toistamalla pääkohdat ja kysymällä vahvistuksen.
2. Myönnän että tässä on ongelma. Kiitän häntä tärkeän asian ottamisesta esille.
3. Kysyn toimenpide-ehdotuksia kokoukselta.
4. Kirjautan pöytäkirjaan tavoitteen, ensimmäisen askeleen, vastuuhenkilön ja määräpäivän. 
5. Kysyn haluaako valittaja lisätä jotakin. Kiitän häntä uudelleen parannusten alkuun saattamisesta.

Näin kirjoitettuna tämä vaikuttaa yksinkertaiselta, vähättelevältä, falskilta. Mutta olen katsellut tilanteita, joissa näitä reseptejä ei noudateta. Ja niissä kaksi kinaa ja 38 kuuntelee, tai räplää älypuhelimiaan. Tai mielensäpahoittaja toistaa saman huolen jokaisessa vähänkin asiaa sivuavassa agendan kohdassa, koska tuntee että häntä ei ole kuultu. Ja tunteesta kaikki on kiinni.

PS. Yksi noista kokousukkeleista kysyi, että ihmeessä miten hän puhuttelee minua, kun ei voi sanoa enää "Thank you, Mr. Chairman". Hätäpäissäni sanoin että "Dr. B" on oikein hyvä. Eikös presidentin puolisokin ollut "tohtori arajärvi" ?

Miten äijiä vedätetään

Joskus pitää siirtää vuoria. Se on helppoa, sanoi Aristoteles, anna vain tukipiste niin siirrän koko maailman. Jos haluaa siirtää vastentahtoisen henkilön pois mukavuusalueeltaan, harhautus toimii kuin vipu. 

1. Kaarrellen ja kierrellen johdata hänet oviaukolle, tai kulje perässä kunnes hän ajautuu itse oviaukolle.

2. Ajoitus on kaikki kaikessa: kun oviaukko on kohdalla, kiinnitä huomio yksityiskohtaan joka näkyy kaukana toisella puolella.

3. Anna hänen kuvitella keksineensä itse, että nyt mennäänkin tänne.

Toimii sekä vanhempiin virkamiehiin että kaksivuotiaisiin jotka “ei millään jaksa kävellä”.