Videokokous - iik

Muistatteko vielä Islannin tuhkapilven, joka sotki puolen maailman lentoliikenteen  ? Sen pysyvin jälki ainakin minun työalämässäni on videokokousten huima yleistyminen. Vähän jokaisen työnantaja on laskeskellut, että mitäs säästyisi, jos käskettäisiin projekteja suosimaan etäkokouksia. Fiksummat on myös investoineet tiloihin, ohjelmistoihin ja laitteisiin. Ja jotkut ovat tarjonneet jopa koulutusta.

Varsinaisista videokokous-ohjelmistoista käytän Ciscon järjestelmää, johon voi liittyä myös puhelimella ja kevytohjelmistolla jonka voi ladata aika monenlaiselle tabletille ja läppärialustalle.
Useimmat kansainväliset kollegat ovat saaneet jonkun version käyttöönsä. Kahden vuoden kokemuksen pohjalta syntyi tällainen muistilista

• Harjoittele ensikertalaisten kanssa etukäteen
• Yli 3 osallistujan kokouksissa jaa jonkun muun kuin puheenjohtajan numero ja sähköpostiosoite hätätiloja varten
• Jos aiot näyttää jotain tietokoeen ruudulta, lähetä materiaali etukäteen, nin toiset voivat katsoa sitä paikallisesti. Laita siihen selviä sivunnumeroita ja numeroi otsikot.
• Laita huoneeseen riittävät valot mutta niin ettei valonlähde näy kuvassa, ei edes heijastusten kautta. Tumman kuvan välittäminen syö eniten tiedoliikennekaistaa, liike nykii ja äänikin voi pätkiä.
• Zoomaa puolilähikuvaan, se on luontevimman näköinen kun on monia kuvia ruudulla
• Älä pukeudu kapearaitaisiin vaatteisiin, ne särisevät ruudulla. Yksivärinen kirkas sävy on hyvä, itse sitaisen ainakin värillisen huivin kaulaan niin ruudulla näkyvistä passikuvista on helpompi muistaa kuka on kuka.

Jos kamera on päällä tyhjässä kokoushuoneessa, mieti mihin sen suuntaat.

Videokokousten lisäksi ja ohella meillä käytetään paljon etäkokouksia kuten webexiä. Siirryin webeksiin kahden onnettoman konferenssipuhelun jälkeen, ja muistan aina olla kiitollinen siitä, että

• näen kuka puhuu
• näen kuka haluaa puheenvuoron
• voidaan jakaa työpöytä  ja katsoa saman dokumentin samaa sivua
• tekstichatillä voi kuiskailla kahdenkeskisiä viestejä

Webex-kokoustenkin vetämisessä on omia jippojaan

• Pitkän kokouksen sijasta kannattaa  usein tehdä kaksi 45 minuutin sessiota ja kunnon tauko väliin, ja suunnitella agenda hyödyntämään tätä.
• Mykistä mikrofoni aina kun voit
• Torju häiriöitä, sammuta kännykkä, lappu oveen... ja tietokoneelta pois sähköpostin popup-ilmoitukset
• Kun tarvitaan päätöksiä, tee puheenjohtajan esitys ja pyydä eri mieltä olevia pyytämään puheenvuoroa 10 sekunnin aikana (sen sijaan että kysyisit: sopiiko kaikille)
• On usein tehokasta yhdistää sähköposti ja webex: lähettäkää ehdotuksia niin keskustellaan sitten niistä
• Mitä isompi ja kokemattomampi ryhmä, sen tärkeämpää on, että kokouksessa on moderaattori, joka keskittyy tekniseen tukeen
• Webexissäkin voi käyttää kameraa ja pientä videokuvaa, harva käyttää. Olen kuitenkin usein näyttänyt jossain vaiheessa  kaikille valokuvakoosteen osallistujista. Se vaikuttaa tunnelmaan, samoin kuin hymy- ja aplodinappien käyttö tutussa porukassa.
• Kuvan ja äänen synkroni ei mene aina ihan sataprosenttisesti;  siksi on osoittelemisen sijasta usein parempi sanoa että "kuvan yläreunassa, oikeanpuoleisessa palstassa". 
• Kun jouduin vetämään yhden webexin tosi käheänä, tein ruudulleni valmiiksi kuvatiedoston jossa oli vesilasi ja teksti "hetki, mua yskittää", jonka saatoin avata työpöydälle.

Etäkokouksissa on melkein aina ongelmia,  jos niihin meinaa tuskastua, pitää muistella mitä vaiheita olisikaan siinä, jos me kaikki yrittäisimme matkustaa samaan kokoushuoneeseen tunniksi.

Matkalla jälleen

Kirjoittelin viime kesänä postauksen kosmetiikan pakkaamisesta matkalle mukaan ja lupailin palata aiheeseen eli matkailuun työn merkeissä lisää.

Syksy menikin aikamoisessa hulinassa, reissasin kokouksissa ja konferensseissa parin viikon välein ja välillä pakattiin mukaan pelkkä käsimatkatavaroiksi laskettava vetolaukku, välillä oli mukana iso matkalaukku. Viimeisin reissuni oli nyt tammikuussa isoon konferenssiin Yhdysvalloissa.

Pitkälle lennolle/lennoille olen tavannut pukeutua rennosti, jopa niin rennosti, että kuljen verkkareissa ja tennareissa. Jos istut koneessa yhtä soittoa 11 tuntia, ei todellakaan ole mukavaa, kun turvottaa ja farkkujen nappi alkaa painaa alavatsaa tai lahkeiden saumat alkavat kiristää pohkeita. Tennarit taas on helppo ottaa jalasta ja laittaa takaisin myöhemmin, nauhoja saa yleensä hieman löysättyä. Ja huppari on myös ihan ehdoton, on mukava kun saa hupun päähän hiuksia suojaamaan kun nukkuu, helpottaa myös unen saamista.

Tällä reissulla oli huppari kullanarvoinen, lensin British Airwaysin Jumbolla (Boeing 747) ja koneet alkavat olla jo aika iäkkäitä, vaikka varmaankin ihan hyvin edelleen toimivat. Ilmastointi koneessa vaan ei enää toiminut kunnolla. Istuin koneen etuosassa paluumatkalla ja siellä oli KYLMÄ. Puhaltimet työnsivät käytännössä jääkylmää ilmaa koko lennon ajan eikä sille voinut mitään. Vedin lisää vaatetta niskaan ja kietouduin yhtiön tarjoamaan fleece-peittoon ja kiitos ostamieni melatoniini-tablettien, sain myös nukuttua lähes puolet lennosta. Eli vaikka et muuten tarvitsisi lämmintä takkia/hupparia, kannattaa silti varautua viileään - ja ikkunapaikoilla vetää aina!

Vettä ei voi koskaan olla liikaa mukana. Koneen sisäilma on niin kuivaa, että vettä on vaan pakko saada juotua enemmän kuin mitä tarjoillaan. Itselläni on pitkille lennoille kaksi isoa pulloa mukana. Ja pähkinät ja kuivatut marjat ovat hyvä piristysruiske pitkän lennon loppuvaiheessa, jaksaa kentältä hotelliin.

Jos mahdollista, pyrin pääsemään suihkuun heti lennon jälkeen, olo on heti paljon ihmismäisempi ja unikin maittaa paremmin lämpimän suihkun jälkeen. Jos taas päivä on vasta alussa, pikasuihku ja lopuksi kylmä karaisu, niin jo lähtee veri kiertämään ja ajatus kulkemaan.

***

Omalla menolennolla minulle kävi satumainen tuuri - ensimmäinen lentoni Helsingistä oli myöhässä 1,5 tuntia sään takia (sunnuntai-aamuna oli kiva kukonlaulun aikaan odotella pitkän matkan alkua koneessa, joka ei saanut lähtölupaa...) ja kärsivällisyydestä palkittiin upgrade-lipulla business-luokkaan. Sinne ei valtion virkanaisella työmatkalla muuten olekaan mitään asiaa - edes mannertenvälisellä lennolla. Pääsin myös Lontoossa ihmettelemään menoa British Airwaysin loungessa - siellä näkyi muillakin verkkareita ja tennareita! :)

Oli aika makea fiilis nauttia Kir Royalia ja pohtia, mitä eri vaihtoehdoista nauttisi päivälliseksi. Muutenkin tarjoilua riitti ja jos olisi halunnut, olisi saanut vielä snackseja ja jopa jätskiä hakea itse ruokahyllyistä, jotka oli tarkoitettu business-luokan matkustajille. Siellä oli myös hyvin terveellisempiäkin vaihtoehtoja, hedelmiä ja pähkinöitä saatavilla. Kyllä jäi kyseisestä lentomatkasta hyvä mieli :)

Hyviä työ- ja lomamatkoja!

Matkamuistoja työstä ja maailmalta

”Tärkeintä ei ole päämäärä vaan matkalla olo.” Niinpä niin. Entä onko ajatus päämäärästä edes vähääkään relevantti? Eihän elämässä tule minnekään jäädyksi, vaan pienen pysähdyksen jälkeen matka jatkuu aina jonnekin.

Viime aikoina ovat matkat ja matkamuistot pyörineet mielessä monella tapaa. Yhteisten pyöreiden vuosien juhlintaan aviomiehen kanssa liittyi äskettäinen kuukauden loma Uuden Seelannin kesässä. Olin suunnitellut pohdiskelevani siellä, miltä työelämä näyttää etäältä katsoen. Lomailu henkeä salpaavissa maisemissa olikin intensiivistä hetkessä elämistä, joka sai ajatuksen työstä tuntumaan perin etäiseltä. – Mutta mitäpä intohimoinen neuloja osti matkamuistoksi maasta, jossa on enemmän lampaita kuin ihmisiä? No tietenkin villalankaa ja neuleita, naisen työhön ne toki liittyvät nekin…

Työpaikan perjantaisen muuton myötä putkahteli esille monenlaisia matkamuistoja tutkijan uran varrelta. Saman työnantajan palveluksessa on kulunut käsittämättömän pitkään. Muuttaminen on työssä silti tullut hyvin tutuksi. Organisaation tai työroolin vaihtuessa on siirrytty rakennuksesta tai huoneesta toiseen. Kahdesti on samalla vaihtunut koko työyhteisö, kerran myös uuden tutkinnon myötä tutkimusaihepiiri mekaniikasta yhteiskuntatieteisiin.

Mukana muutettavaa tavaraa on kerrasta toiseen ollut viime vuosina selvästi vähemmän. Paperitonta toimistoa ei ehkä vielä ole nähty, mutta paljosta voi muuttaessa luopua, kun miltei kaikki tärkeä jää nykyään talteen sähköisesti. Pakatessa tuli esille paljon sellaista aikaisempaan esimiesrooliin liittyvää, minkä roskiin heittäminen oli yksinomaan huojentavaa: kun ei tuonkaan hankalan tilanteen dokumentaatiota ole tähän mennessä kukaan kaivannut, niin nyt vain silppuriin! Miten vapauttavaa ja puhdistavaa!

Moni asia myös veti mielen haikeaksi. Enimmäkseen ne olivat muistoja, jotka liittyvät tilanteisiin, joissa olen saanut olla luomassa uutta yhdessä muiden kanssa, olipa se sitten työyhteisön yhteisen ”juonen” etsimistä tai haasteellisen tutkimushankkeen tekemistä. Yhdessä vetämässäni hankkeessa syntyi sivutuotteena maailman kallein hedelmävati, joka saatiin aikaan räjäyttämällä 5 cm paksuinen teräskupoli. Hanketta kuvannut vanha posteri oli onneksi vielä säilynyt jossakin nurkassa ja sehän sai hymyn huuleen!

Pienemmät kupolit ja lintuhäkki pääsivät muutossa mukaan. Lintuhäkki on lahja työkaverilta, ja se liittyy aiemman työhuoneeni ovessa olleeseen sarjakuvaan Ludwig-papukaijasta, joka ei käynyt kaupaksi. Ludwig nimittäin toisteli tällaista kannanottoa: ”Tämä häkki on vain esine ja täysin merkityksetön. Minua kahlitsevat yhteiskunta, aika, avaruus ja painovoima. Todellinen häkkini on ahdas, fysikaalinen todellisuuskäsityksemme!”

Joitain vuosia sitten ideoimme monitieteisen työyhteisömme motoksi tuottaa lisäarvoa erilaisuudesta, kysyen mielekkäitä kysymyksiä ja tarjoten niihin luovia vastauksia. Näimme vain taivaan olevan kattona pyrkiessämme äärettömyyteen ja siitä eteenpäin – täysin Ludwigin hengessä siis! Työrooli ja työpiste ovat tällä välin taas vaihtuneet, mutta matka jatkuu, tarkkaan valittujen ja hyvää mieltä tuottavien matkamuistojen kera.