Pää pinnalla tehtävätulvassa

"Etkö sinä ikinä huku töihin" ihmetteli nuorempi kollega viikkoa ennen rahoitushakemusten ja loppuraporttien suosittua määräpäivää, ja sai minut muistelemaan, miten tämän oikein teenkään. Olen rakentanut joukon iskulauseita, joita hoen itselleni ja muille

• Voit tehdä 60 tunnin viikkoja, mutta et jatkuvasti 60-vuotiaaksi asti. Joskus pitää alkaa rajoittaa, miksi et tekisi sitä nyt kun olet vielä terve ?
• Suomessa on työaikalaki. Oman terveyden vaarantaminen on kiellettyä. Autossa pitää käyttää turvavyötä, yli 40 tunnin viikkoja ei saa tehdä jatkuvasti.
• Jos työhön menee enemmän aikaa kuin suunniteltiin, koska teit jonkun virheen tai jotain hajosi, se ei ole pelkästään sinun vikasi, eikä sinun tarvitse sitä hyvittää epäinhimillisillä suorituksilla. Jos et ole vale-enkeli etkä muutenkaan valehdellut työhakemuksessa, työnantajasi tiesi palkkaavansa ihmisen eikä konetta tai enkeliä.
• Sillä hetkellä kun lupaat joustaa, sovi palautusliike; varaa kalenteriin päivät jolloin pidät ylityötunnit vapaina. Jos jätät ne odottamaan "sitten kun hellittää", sitä hetkeä ei tule ikinä. 

Meillä ainakin sitä kiirettä luovat "vaakasuoraan lentävät nakit",  eli tehtävät ja avunpyynnöt, jotka tulevat organisaation muista osista, suunnitelmien ulkopuolelta ja  usein niin, ettei esimieheni niistä tiedä. Silloin kun niitä on liikaa, kerään ne listaksi ja valmistaudun puhumaan pomon kanssa.

• Luultavasti keskustelu käydään myönteisemmässä hengessä, kun aloitan sillä mitä haluaisin tehdä, enkä sillä, mitä en ehdi tehdä. "Tämä on uusi pyyntö ja tuntuu tärkeältä, mutta jos teen sen kunnolla, kaikkiin noihin muihin ei jää aikaa. "
• "Don't take no for an answer." Useinkaan ei riitä, että sovitaan, että en jotakin hommaa tee, pitää lisäksi sopia, kuka sen sitten tekee tai koska se tehdään, ja kuka kertoo tilaajalle muttuneista suunnitelmista.
• "Entä sinun oma jaksamisesi ?" On kilttejä esimiehiä jotka ottavat omalle vastuulleen liikaakin alaistensa kuormasta. Ja sitten ne menevät ja sairastuvat, ja kuka niiden sijaiseksi joutuukaan ?
• 
  

Kohta on syksy - ja kiire...

Elokuun viimeistä  päivää viedään, pilkahtipa aurinkokin muutamaan otteeseen muistuttamassa, että ei sitä kauaa enää ihastella kesäistä määrää.

Syksyn alkamisen huomaa melkeinpä paremmin kun katsoo työkalenteria ja sen täyttymistä kokouksilla ja tapaamisilla, matkoilla ja messuilla. Jos elokuussa oli jostakin syystä useampi päivä peräkkäin ilman yhtään kokousta, nyt niitä päiviä saa etsimällä etsiä ja kalenterissa varjella.

Itse olen vasta neljänkympin rajapyykkiä lähestyvä, nykyisin asiantuntijahommissa puurtava ja oma vaikutelma on, että viime vuosina kaikenlaisten kokousten määrä on vain kasvanut. Asioistako ei enää voida päättää ilman, että on istuttu alas ja pohdittu asiaa vähintään kerran?

Onkohan esimerkiksi valtionhallinnon puolella suuntaus tämä, kun ihmisiä on vähennetty satoja tuhansia verrattuna 10-15 takaiseen virkamiesvahvuuteen ja nyt ei löydy uskallusta tehdä päätöksiä? Vai onko tilanne päinvastainen, virkamiesten vastuu kasvanut kun henkilöstöä on vähennetty ja kuitenkin samat tai lisääntyneet tehtävät tulee ehtiä tehdä?

Jos kaiken työajan viettää kokouksissa ja niistä viemisinä tulee lisää tehtäviä, milloin kaikki nämä työt ehtii tehdä? Iltaisin? Viikonloppuisin?

Kuka tuon voisi korjata? Jokainen, joka kutsuu kokouksia koolle! Haastamme tässä koollekutsujat syksyn ryhtikampajnaan:

1) Joka ainoalle kokoukselle agenda ja lista päätettävistä asioista. Jos tarkoitus ei olekaan päättää mitään vaan tutustua toisiinsa uuden hankeen alkaessa tai vaihtaa kuulumisia kesän jälkeen, sanotaan se ääneen ja etukäteen, jotta ihmiset voivat priorisoida menojaan.

2) Samalla kun teet osallistujalistaa, mieti mitä haluat heiltä - Matti markkinoinnista, Anna asiakaspalveluista, Kalle kuljetuksista... Riittäisikö, että jollekin heistä soitettaisiin ennen tai jälkeen tai jopa kokouksen aikana ja kysyttäisiin se yksi asia (onko autoja vapaana tiistaina?)

3) niiltä jotka kutsutaan varmuuden vuoksi, voi kysyä: haluatko paikalle ja osallistua keskusteluun vai riittääkö, että on jakelulistalla ja saa asialistan ja pöytäkirjat ja voi osallistua niin halutessaan.

Tämä kaikki teettää töitä koollekutsujalle (ja se on hänelle ihan oikein!). Ehkä siitä seuraa jopa se, että ehdimme järjestää vähemmän kokouksia tai kutsumme niihin vähemmän ihmisiä! Ja näin kaikki saavatkin enemmän aikaa valmistella omat kokouksensa huolellisemmin. 

 

Esimerkki elokuun kevyestä viikosta... tahti vain kiihtyy kun syyskuu alkaa.