Kohta on syksy - ja kiire...

Elokuun viimeistä  päivää viedään, pilkahtipa aurinkokin muutamaan otteeseen muistuttamassa, että ei sitä kauaa enää ihastella kesäistä määrää.

Syksyn alkamisen huomaa melkeinpä paremmin kun katsoo työkalenteria ja sen täyttymistä kokouksilla ja tapaamisilla, matkoilla ja messuilla. Jos elokuussa oli jostakin syystä useampi päivä peräkkäin ilman yhtään kokousta, nyt niitä päiviä saa etsimällä etsiä ja kalenterissa varjella.

Itse olen vasta neljänkympin rajapyykkiä lähestyvä, nykyisin asiantuntijahommissa puurtava ja oma vaikutelma on, että viime vuosina kaikenlaisten kokousten määrä on vain kasvanut. Asioistako ei enää voida päättää ilman, että on istuttu alas ja pohdittu asiaa vähintään kerran?

Onkohan esimerkiksi valtionhallinnon puolella suuntaus tämä, kun ihmisiä on vähennetty satoja tuhansia verrattuna 10-15 takaiseen virkamiesvahvuuteen ja nyt ei löydy uskallusta tehdä päätöksiä? Vai onko tilanne päinvastainen, virkamiesten vastuu kasvanut kun henkilöstöä on vähennetty ja kuitenkin samat tai lisääntyneet tehtävät tulee ehtiä tehdä?

Jos kaiken työajan viettää kokouksissa ja niistä viemisinä tulee lisää tehtäviä, milloin kaikki nämä työt ehtii tehdä? Iltaisin? Viikonloppuisin?

Kuka tuon voisi korjata? Jokainen, joka kutsuu kokouksia koolle! Haastamme tässä koollekutsujat syksyn ryhtikampajnaan:

1) Joka ainoalle kokoukselle agenda ja lista päätettävistä asioista. Jos tarkoitus ei olekaan päättää mitään vaan tutustua toisiinsa uuden hankeen alkaessa tai vaihtaa kuulumisia kesän jälkeen, sanotaan se ääneen ja etukäteen, jotta ihmiset voivat priorisoida menojaan.

2) Samalla kun teet osallistujalistaa, mieti mitä haluat heiltä - Matti markkinoinnista, Anna asiakaspalveluista, Kalle kuljetuksista... Riittäisikö, että jollekin heistä soitettaisiin ennen tai jälkeen tai jopa kokouksen aikana ja kysyttäisiin se yksi asia (onko autoja vapaana tiistaina?)

3) niiltä jotka kutsutaan varmuuden vuoksi, voi kysyä: haluatko paikalle ja osallistua keskusteluun vai riittääkö, että on jakelulistalla ja saa asialistan ja pöytäkirjat ja voi osallistua niin halutessaan.

Tämä kaikki teettää töitä koollekutsujalle (ja se on hänelle ihan oikein!). Ehkä siitä seuraa jopa se, että ehdimme järjestää vähemmän kokouksia tai kutsumme niihin vähemmän ihmisiä! Ja näin kaikki saavatkin enemmän aikaa valmistella omat kokouksensa huolellisemmin. 

 

Esimerkki elokuun kevyestä viikosta... tahti vain kiihtyy kun syyskuu alkaa.

Itkupotkuraivareista rakentavaan kokoukseen

Mitä se tarkoittaa, että “asiat riitelevät, ihmiset eivät” ? Sitäkö, että kiivaimmat riidat käydään tunteiden pohjalta, ei asiasisällöstä ? Ja kun raavaat miehet ilmaisevat tunteitaan, savu nousee ja härkälaumat väistyvät vavisten.

Olen tarkkaillut lokkeja. Kauhea meteli lähtee vain muutamasta yksilöstä.

Osallistun kaksi kertaa vuodessa noin 40 hengen kokouksiin, nykysin niiden puheenjohtajana. Noissa on nähty sanoinkuvaamatonta purskahduksia, jankkaamisia ja tunteiden paloa. Ennen kuin otin ruorin, kävin hakemassa työterveyspsykologilta reseptin. Ja hey, se toimii.

1. Avaan jokaisen kokouksen sanomalla ääneen että minä olen PJ ja säännöt ovat nämä. Yksi sääntö on, että kun keskustelu alkaa venyä, se katkaistaan ja siirretään viimeisen päivän kohtaan AOB, “jotta kaikki agendan päätösasiat ehditään varmasti käsitellä”.
2. Silloin kun katkaisen keskustelun, velvoitan keskustelijat, nimeltä mainiten, tuomaan esityksen kohtaan AOB, tai tarvittaessa seuraavaan kokoukseen. Kirjautan pöytäkirjaan tästä riittävästi yksityiskohtia. 

Toinen resepti on niitä varten jotka tulevat kokoukseen henkilökohtaisen agendansa kanssa.

1. Kun mielensäpahoittaja pullauttaa valitusvirtensä, osoitan että olen kuullut toistamalla pääkohdat ja kysymällä vahvistuksen.
2. Myönnän että tässä on ongelma. Kiitän häntä tärkeän asian ottamisesta esille.
3. Kysyn toimenpide-ehdotuksia kokoukselta.
4. Kirjautan pöytäkirjaan tavoitteen, ensimmäisen askeleen, vastuuhenkilön ja määräpäivän. 
5. Kysyn haluaako valittaja lisätä jotakin. Kiitän häntä uudelleen parannusten alkuun saattamisesta.

Näin kirjoitettuna tämä vaikuttaa yksinkertaiselta, vähättelevältä, falskilta. Mutta olen katsellut tilanteita, joissa näitä reseptejä ei noudateta. Ja niissä kaksi kinaa ja 38 kuuntelee, tai räplää älypuhelimiaan. Tai mielensäpahoittaja toistaa saman huolen jokaisessa vähänkin asiaa sivuavassa agendan kohdassa, koska tuntee että häntä ei ole kuultu. Ja tunteesta kaikki on kiinni.

PS. Yksi noista kokousukkeleista kysyi, että ihmeessä miten hän puhuttelee minua, kun ei voi sanoa enää "Thank you, Mr. Chairman". Hätäpäissäni sanoin että "Dr. B" on oikein hyvä. Eikös presidentin puolisokin ollut "tohtori arajärvi" ?

Automatic reply: out of office

Ahdistun joka kerta, kun tivataan "milloin pidät lomaa ... oletko jo ollut lomalla .... oletko menossa lomalle/tulossa lomalta/lomalla ...". En tiedä mitä vastata. Ei, en ole lainkaan työnarkomaani, sohvanpohja maistuu mainiosti, ja rannalla on saanut makoilla tänä kesänä yllin kyllin. Loma on minulle kuitenkin nykyään jotain ihan muuta kuin muutaman viikon katoaminen kartalta.

Ensinnäkin tuo muodollinen puoli. Joskus aikoinaan, silloin kun palkat maksettiin valtion palkkaluokkien mukaan ja töissä käytiin virallisina työaikoina, lomaa oli neljä, viisi tai joillain jopa kuusi viikkoa: 2, 2.5 tai 3 päivää per kuukausi, lauantait mukaan laskettuna. Talveen sai jättää tietyn osan, ja lomalistoihin tuli merkitä lomat tarkkaan. Nyt minulla on vuosityöaika, 1600 tuntia vuodessa, ilman työajan seurantaa. Kuudessa vuodessa nykyisessä tehtävässäni en ole vielä ymmärtänyt, mitä loma vuosityöaikalaiselle tarkoittaa virallisesti. Käytännössä menettelen niin, että pidän lomistani itse kirjaa ja huolehdin siitä, että alaiseni, esimieheni ja muut työkontaktit tietävät, milloin ja miten minut saa kiinni.

Toiseksi: "lomalla" voi olla monella tavalla. Olenko lomalla, jos luen sähköposteja mökkilaiturilla, ja jopa vastaan niihin?  Pidän mielelläni itseni ajan tasalla sähköposteistani lomallakin, sillä en halua tuhannen postin backlogia pidemmän poissaolon vuoksi. Työpsykologit pitänevät työpostin jatkuvaa seuraamista katastrofin esiasteena, mutta minulla tämä toimii hyvin. Tekniikka helpottaa asioiden hoitamista, ja antaa mahdollisuuden pidentää sitä mökkilaituriaikaa, kun ei tarvitse mennä fyysisesti toimistoon posteja setvimään.

Kolmas aspekti on suomalaisen kesän epäsynkronisuus muun Euroopan (ja muun maailman) kanssa. Heinäkuussa muualla Euroopassa ollaan vielä täydessä työssä, ja kun meillä palataan työpöydän ääreen elokuun alussa, niin ulkomaalaisia kollegoita ei saa kiinni ennen kuun loppua. Heinäkuu on myös erityisen vilkasta konferenssiaikaa. Monena kesänä tämä onkin tuottanut logistisia taidonnäytteitä, kun vaikkapa Savonlinnan lomapaikasta täytyy lähteä Kajaanin rippijuhlien kautta konferenssiin Edinburghiin, sieltä työkokoukseen Hampuriin, ja sitten Riian ja Helsingin kautta jatkamaan lomaa Kuopioon ja Joensuuhun. Konferenssit ovat kuitenkin tutkijalle innostavia ja inspiroivia, ja pääsee näkemään uusia kaupunkeja, joten tässä ei ole mitään valittamista, päinvastoin!

Tässä siis suunnilleen se litania, mitä vastaan yksinkertaiseen kysymykseen "milloin olet lomalla". Minulle tämä jokakesäinen loma-etätyö-konferenssisilppu sopii erinomaisesti, enkä usko olevani ainoa.