Videokokous - iik

Muistatteko vielä Islannin tuhkapilven, joka sotki puolen maailman lentoliikenteen  ? Sen pysyvin jälki ainakin minun työalämässäni on videokokousten huima yleistyminen. Vähän jokaisen työnantaja on laskeskellut, että mitäs säästyisi, jos käskettäisiin projekteja suosimaan etäkokouksia. Fiksummat on myös investoineet tiloihin, ohjelmistoihin ja laitteisiin. Ja jotkut ovat tarjonneet jopa koulutusta.

Varsinaisista videokokous-ohjelmistoista käytän Ciscon järjestelmää, johon voi liittyä myös puhelimella ja kevytohjelmistolla jonka voi ladata aika monenlaiselle tabletille ja läppärialustalle.
Useimmat kansainväliset kollegat ovat saaneet jonkun version käyttöönsä. Kahden vuoden kokemuksen pohjalta syntyi tällainen muistilista

• Harjoittele ensikertalaisten kanssa etukäteen
• Yli 3 osallistujan kokouksissa jaa jonkun muun kuin puheenjohtajan numero ja sähköpostiosoite hätätiloja varten
• Jos aiot näyttää jotain tietokoeen ruudulta, lähetä materiaali etukäteen, nin toiset voivat katsoa sitä paikallisesti. Laita siihen selviä sivunnumeroita ja numeroi otsikot.
• Laita huoneeseen riittävät valot mutta niin ettei valonlähde näy kuvassa, ei edes heijastusten kautta. Tumman kuvan välittäminen syö eniten tiedoliikennekaistaa, liike nykii ja äänikin voi pätkiä.
• Zoomaa puolilähikuvaan, se on luontevimman näköinen kun on monia kuvia ruudulla
• Älä pukeudu kapearaitaisiin vaatteisiin, ne särisevät ruudulla. Yksivärinen kirkas sävy on hyvä, itse sitaisen ainakin värillisen huivin kaulaan niin ruudulla näkyvistä passikuvista on helpompi muistaa kuka on kuka.

Jos kamera on päällä tyhjässä kokoushuoneessa, mieti mihin sen suuntaat.

Videokokousten lisäksi ja ohella meillä käytetään paljon etäkokouksia kuten webexiä. Siirryin webeksiin kahden onnettoman konferenssipuhelun jälkeen, ja muistan aina olla kiitollinen siitä, että

• näen kuka puhuu
• näen kuka haluaa puheenvuoron
• voidaan jakaa työpöytä  ja katsoa saman dokumentin samaa sivua
• tekstichatillä voi kuiskailla kahdenkeskisiä viestejä

Webex-kokoustenkin vetämisessä on omia jippojaan

• Pitkän kokouksen sijasta kannattaa  usein tehdä kaksi 45 minuutin sessiota ja kunnon tauko väliin, ja suunnitella agenda hyödyntämään tätä.
• Mykistä mikrofoni aina kun voit
• Torju häiriöitä, sammuta kännykkä, lappu oveen... ja tietokoneelta pois sähköpostin popup-ilmoitukset
• Kun tarvitaan päätöksiä, tee puheenjohtajan esitys ja pyydä eri mieltä olevia pyytämään puheenvuoroa 10 sekunnin aikana (sen sijaan että kysyisit: sopiiko kaikille)
• On usein tehokasta yhdistää sähköposti ja webex: lähettäkää ehdotuksia niin keskustellaan sitten niistä
• Mitä isompi ja kokemattomampi ryhmä, sen tärkeämpää on, että kokouksessa on moderaattori, joka keskittyy tekniseen tukeen
• Webexissäkin voi käyttää kameraa ja pientä videokuvaa, harva käyttää. Olen kuitenkin usein näyttänyt jossain vaiheessa  kaikille valokuvakoosteen osallistujista. Se vaikuttaa tunnelmaan, samoin kuin hymy- ja aplodinappien käyttö tutussa porukassa.
• Kuvan ja äänen synkroni ei mene aina ihan sataprosenttisesti;  siksi on osoittelemisen sijasta usein parempi sanoa että "kuvan yläreunassa, oikeanpuoleisessa palstassa". 
• Kun jouduin vetämään yhden webexin tosi käheänä, tein ruudulleni valmiiksi kuvatiedoston jossa oli vesilasi ja teksti "hetki, mua yskittää", jonka saatoin avata työpöydälle.

Etäkokouksissa on melkein aina ongelmia,  jos niihin meinaa tuskastua, pitää muistella mitä vaiheita olisikaan siinä, jos me kaikki yrittäisimme matkustaa samaan kokoushuoneeseen tunniksi.